안녕하세요 세포아 소프트입니다:) 오늘은 전자계약ㅣ 계약관리 솔루션 (시스템) 프로세스 중 계약관리의 종이계약인 스캔을 설명하기 전, ‘수기계약’에 대한 설명부터 시작됩니다.
계약서관리 수기계약 ‘수기계약’이란? 수기계약은 오프라인 계약이라고도 하며, 전자계약이 아닌 기존의 계약방법입니다.
수기계약(서)은글자그대로계약이성립되었음을증명하기위한서류에서스스로작성하는것을말합니다.
기업에서 계약관리 솔루션을 도입하는 가장 큰 이유는 무엇일까요?결론부터 말씀드리면 ‘계약서 관리’입니다.
기업별로 계약서를 관리하는 방법에는 차이가 있지만 대부분의 기업에서 종이계약서 형태로 보관하고 있으며 계약서는 거래처, 날짜 또는 계약의 종류에 따라 계약서를 분류합니다.
소규모 기업에서는 각 담당자가 분류 보관하며 필요할 때 찾아 확인할 수 있지만 사업 규모가 커짐에 따라 거래처와의 계약서는 물론 사내 계약서까지 계약서의 종류 및 관련 문서가 점차 증가함에 따라 기업에서는 계약서 관리에 대한 관심이 높아지고 있습니다.
‘이러한 계약서를 보다 쉽고 빠르게 관리할 수 있는 방법은 없을까?’ 라는 생각에서 #계약관리 솔루션이 탄생했습니다.
업무 프로세스，최근 비대면 서비스의 증가로 전자계약이 활성화되고 있지만，아직도 많은 기업에서 오프라인 계약을 추진하고 있습니다.
전자계약으로 전환하기 어려운 기업도 있고, 전자계약으로 100% 진행하는 회사는 거의 없습니다.
전자계약이 가능한 회사의 경우 계약관리시스템을 통해 전자계약을 하면 계약관리시스템에서 관리할 수 있으나 오프라인 계약을 한 경우에는 계약관리에 어려움이 있었습니다.
그러나 세포어 소프트웨어의 계약관리 시스템은 오프라인 계약도 쉽고 신속하게 계약서를 업로드하여 처리할 수 있도록 “수기 계약” 기능을 도입하여 계약 기간 및 계약 정보를 인식하고 이후의 계약 정보를 쉽게 분류하여 빠르게 탐색할 수 있습니다.
계약완료(체결) 이전 문서의 경우 계약관리시스템에 계약서를 “수기계약”으로 업로드 한 후 종전과 같이 오프라인 계약을 진행합니다.
계약이 완료된 문서는 스캔하여 기존에 업로드 된 계약에 최종 계약서를 업로드 하는 과정에서 종료됩니다.
계약완료(체결) 이후의 문서의 경우 ‘수의계약 업로드’ 기능으로 최종계약서를 업로드 하는 과정이 끝납니다.
문제점과 해결방안, 사례계약서를 이미 워드문서 또는 한글문서로 작성했는데, 계약관리시스템에 등록할 때 다시 기입해야 하는 번거로움이 있었습니다.
이러한 문제를 개선하기 위해, 계약관리 시스템에 「문서 추출 기능」을 탑재했습니다.
사용자가 작성한 계약서에서 추출이 필요한 키워드를 “계약서 항목 관리” 메뉴에 사전 등록한 후 문서를 업로드하면 문서 추출 기능을 통해 필요한 데이터를 추출하여 보다 쉽고 신속한 계약 관리를 경험할 수 있습니다.
여기서 잠깐!
”문서추출기능”이란? 문서추출기능은 계약서에서 특정 키워드의 값을 추출하는 기능입니다.
예를 들면, 계약일이라고 하는 키워드를 일자 타입으로 추출하면, 문서로부터 계약일에 관련하는 날짜를 추출합니다.
타 기업과의 차별성이 대부분인 기업의 솔루션은 개인간의 계약 또는 개인과 기업의 계약 위주로 제공되는 반면, 세포소프트는 기업간 계약, 기업내 계약 등 기업중심의 계약관리 솔루션입니다.
